Projektmanagement-Simulation als Rollenspiel: Ein Leitfaden zur Risikobewertung und strategischen Planung

Projektmanagement erfordert sowohl komplexe Planung, als auch die Fähigkeit, auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.

Wie gut aber auf eine Situation reagiert werden kann, ist schon in den Projektstrukturen angelegt: Haben wir genügend Puffer? Können sich die Teammitglieder gegenseitig aushelfen? Haben wir Wissens-Silos? Sind wir interdisziplinär und agil genug?

Eine Methode, diese Fähigkeiten zu entwickeln und zu testen, ist die Simulation. Dabei wird Projektmanagement zum Rollenspiel.

Konzept des Rollenspiels

Wir simulieren den Projekt- oder Jahresverlauf, erfassen Fortschritte und “stören” durch zufällige Ereignisse. Auf diese Ereignisse reagiert das Team in Echtzeit, durch Umdisponierung, Umpriorisierung und Umbudgetierung.

Die Teilnehmerschaft besteht aus einem interdisziplinären Team, welches auch im realen Geschehen die Geschicke des Projektes leiten würde. Mit an Bord gehören mindestens: PM (Projektmanager), PO (product owner), der operative Leiter wie etwa der LD (Lead Developer), und ein Mitglied des Managements.

Letzterer ist sowohl Adressat des Simulationsergebnisses – er erfährt, wie sein Team performt – als auch wichtiger Entscheider. Er genehmigt in der Simulation Budgets oder “verhandelt” mit Kunden. Seine Entscheidungen zeichnen für das Projektteam ein realistisches Bild.

Vorbereitung und Material

Wählen Sie zunächst die Dauer der Simulation: Entweder die voraussichtliche Dauer eines konkreten Projektes, oder 1-2 Jahre in Ihrem IT-Betrieb.

In diesem Beitrag gehen wir von genau 52 Wochen aus.

Und von mehreren großen und kleinen Projekten, die wir mit dem gleichen Personal parallel abarbeiten. Das Szenario entspricht also dem üblichen mittelständischen IT-Betrieb.

Ablauf

Das “Spiel” findet in 52 Runden statt und dauert einige Stunden. Jede Runde entspricht einer Woche Projektdauer. In jeder Runde wird der Projektfortschritt erfasst – am einfachsten in einer Excel-Tabelle.

Das Herzstück dieses Rollenspiels ist die Verwendung von Pokerkarten, um zufällige Ereignisse zu simulieren. Passenderweise hat ein Pokerdeck genau 52 Karten.

Jede Karte steht für ein spezifisches Ereignis oder eine Herausforderung, wie beispielsweise Budgetkürzungen, Personalwechsel, technische Probleme oder Veränderungen der Marktbedingungen.

Der Ablauf in jeder Runde ist also:

1. Karte aufdecken
2. Karten-Ereignis ausführen: Etwa “Zahl aktiver Mitarbeiter” um eines senken, wenn jemand “krank” wurde.
3. PM-Änderungen vornehmen: Etwa Mitarbeiter eines anderen Teams umdisponieren.
4. Wochenergebnis in der Excel fortschreiben.

Der Einfachheit halber unterstellen wir, dass alle Kartenereignisse und alle darauf basierenden Entscheidungen immer Montags geschehen – Das reduziert die Komplexität unserer Simulation enorm.

Moderation

Idealerweise können Sie auf einen erfahrenen Simulationsmoderator zurückgreifen. Dieser bereitet den Tag vor, schreibt die Excel-Tabelle fort und kümmert sich um alle Prozesse. Das maximiert die Lernerfahrung – auch, indem er Ereignisse einbringt und kombiniert, für die Ihre Mitarbeiter einen “Blinden Fleck” haben.

Fehlt Ihnen aber ein Moderator, können Sie es so versuchen:

Geben Sie den Kartenstapel in jeder Runde Ihrem Nebensitzer weiter. (Bei Videokonferenzen kündigen Sie nur an, wer diese Runde “dran” ist.)

Der aktive Teilnehmer liest die Karte vor, und deutet dessen Wirkung. Wenn etwa die Karte lautet “Jemand wird krank”, kann der aktive Teilnehmer verkünden: “Der UX-Designer fällt für 2 Wochen aus”.

Vorbereitung und Material

• Pokerkarten-Set: Jede Karte entspricht einem Ereignis. Sie können die Karten zwar beschriften, aber einfacher ist es, die Kartenlegende einfach auszudrucken und bereitzulegen. Tendenziell bedeuten schwarze Karten negative Ereignisse, Rote sind eher neutral bis positiv.
• Rollenprofile: Jedes Teammitglied übernimmt eine Rolle im Projektmanagement, wie Projektleiter, Finanzmanager, technischer Leiter usw. Gerne können Rollen mehrfach vergeben sein – etwa wenn mehrere Entwickler teilnehmen. Auch können Sie jemanden bitten, externe Stakeholder wie Kunden zu spielen.
• Ein Würfel: Gelegentlich können Karten unterschiedlich gedeutet werden: Wie lange ist jemand krank? Wie viele zehntausend Euro zusätzliches Budget erhalten wir? Sind Sie sich nicht sicher, was die richtige Größe ist, würfeln Sie.

Ereignisse

In einer Simulation von 52 Wochen möchten Sie ungefähr 20-25 Ereignisse ausspielen. Nachfolgend ist eine allgemeine Liste mit 52 Ereignissen: Viele davon passen nicht zu Ihrem Projektverlauf, und das ist in Ordnung. Streichen Sie vor dem Spiel alles durch, was kein Sinn für Sie ergibt: Am Ende sollten auf je 5 Wochen etwa 2-3 Ereignisse übrig bleiben.

Die gestrichenen Karten bleiben im Stapel und sind schlicht “nieten” ohne Ereignis.

Schwarze Karten (Negative Ereignisse)

Kreuz (♣)

1. Ass: Schlüsselmitarbeiter kündigt.
2. König: Budgetkürzung um 10%.
3. Dame: Unvorhergesehene rechtliche Herausforderungen.
4. Bube: Wichtiger Meilenstein wird verfehlt.
5. 10: Technische Ausfallzeiten.
6. 9: Konflikt im Team.
7. 8: Lieferantenprobleme.
8. 7: Qualität der Arbeit sinkt.
9. 6: Gerüchte über finanzielle Schwierigkeiten des Unternehmens.
10. 5: Verlust eines wichtigen Kunden.
11. 4: Cyber-Sicherheitsangriff.
12. 3: Negative Medienberichterstattung.
13. 2: Unerwarteter Anstieg der Rohstoffpreise.

Pik (♠)

1. Ass: Wichtige Projektänderung durch Stakeholder.
2. König: Compliance-Probleme.
3. Dame: Konkurrent bringt ähnliches Produkt auf den Markt.
4. Bube: Naturkatastrophe (Flut? Brand?) beeinträchtigt das Geschäft.
5. 10: Schlüsseltechnologie wird obsolet.
6. 9: Gesundheitsproblem im Team.
7. 8: Verzögerung bei der Lieferung von Schlüsselkomponenten.
8. 7: Datenverlust durch Systemfehler.
9. 6: Interne Unstimmigkeiten auf Führungsebene.
10. 5: Unzureichende Ressourcen.
11. 4: Wichtige Software weist Bugs auf.
12. 3: Verschärfung der Branchenregulierung.
13. 2: Verzögerung durch behördliche Genehmigungen.

Rote Karten (Neutrale/Positive Ereignisse)

Herz (♥)

1. Ass: Zusätzliche Finanzierung wird genehmigt.
2. König: Neue Partnerschaft eröffnet Chancen.
3. Dame: Teammitglied erhält Auszeichnung.
4. Bube: Positive Medienberichterstattung.
5. 10: Durchbruch in der Forschung.
6. 9: Erfolgreicher Abschluss eines wichtigen Meilensteins.
7. 8: Neue talentierte Teammitglieder.
8. 7: Wichtiger Kunde gibt positives Feedback.
9. 6: Produktivitätssteigerung durch neue Technologie.
10. 5: Markttrends begünstigen das Projekt.
11. 4: Effektive Lösung eines langjährigen Problems.
12. 3: Anerkennung durch die Geschäftsleitung.
13. 2: Erweiterung des Projektumfangs aufgrund von Erfolg.

Karo (♦)

1. Ass: Unerwartete Budgeterhöhung.
2. König: Neue, vielversprechende Marktmöglichkeiten.
3. Dame: Innovation verbessert das Produkt erheblich.
4. Bube: Wettbewerber zieht sich aus dem Markt zurück.
5. 10: Erfolgreiche PR-Kampagne.
6. 9: Gewinnung eines Großkunden.
7. 8: Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung.
8. 7: Positive Veränderungen im regulatorischen Umfeld.
9. 6: Teamgeist und Moral steigen.
10. 5: Entdeckung einer kostensparenden Lösung.
11. 4: Erfolgreiche Mitarbeiterfortbildung.
12. 3: Erweiterung des Netzwerks mit wertvollen Kontakten.
13. 2: Überraschende Unterstützung von einem Mentor oder Berater.

Diese Liste kann je nach spezifischem Projekt und Kontext angepasst werden, um die Realitätsnähe und Relevanz zu erhöhen.

Beispiel: Auswirkungen der Kündigung eines Mitarbeiters

Nehmen wir an, ein Mitarbeiter, der pro Woche 5 Personentage leistet, kündigt. Die direkten Auswirkungen könnten wie folgt aussehen:

• Reduzierung der Personentage: Pro Woche stehen nun 4 Personentage weniger zur Verfügung. (Jahresdurchschnitt nach Urlaub, Feiertagen usw.)
• Kosten für Ersatz: Das Anwerben und Einarbeiten eines neuen Mitarbeiters könnte zusätzlich 10.000 Euro kosten.
• Verzögerungskosten: Die Verzögerung des Projekts durch den Ausfall des Mitarbeiters könnte tägliche Verzögerungskosten von z.B. 200 Euro verursachen.

Lernziele

• Risikomanagement: Spieler lernen, potenzielle Risiken zu identifizieren und Strategien zur Risikominimierung zu entwickeln.
• Entscheidungsfindung: Das Spiel fördert die Fähigkeit, schnelle und effektive Entscheidungen unter Druck zu treffen.
• Teamarbeit: Das Spiel stärkt die Teamarbeit und Kommunikation unter den Teilnehmern.
• Risikoeinschätzung / Stresstest: Das Team erfährt, ob es für alle Eventualitäten gut genug aufgestellt ist.

Feedback und Reflexion

• Budget- und Ressourcenmanagement: Wie effektiv wurde das Budget genutzt und die Personentage verteilt?
• Projekterfolg: Wurden die definierten Ziele innerhalb der Ressourcen erreicht?
• Anpassungsfähigkeit: Wie gut konnte das Team auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren?

Sind Sie zufrieden mit den Ergebnissen? Nein? Dann besprechen Sie mit Ihrem Team, was sie in der nächsten Simulation verändern.

Regelmäßiges Feedback sollte basierend auf der Punktebewertung gegeben werden. Teams sollten ermutigt werden, ihre Strategien und Ansätze zu reflektieren und anzupassen, um ihre Punktzahl zu verbessern.

Noch eine Anmerkung: Machen Sie Ihr Team nicht für die Ergebnisse der Simulation verantwortlich! Das ist ein sicherer Raum, indem Fehler gemacht werden und Projekte scheitern dürfen.

Fazit

Projektverläufe sind inhärent chaotisch. Projektmanager machen dieses Chaos mit und für ihre Teams beherrschbar. Ob das klappt, hängt von den gewählten Strategien ab. Das wird jeder PM ausprobieren müssen: Entweder kostspielig am offenen Herzen, oder risikofrei in einer Simulation.

Als Übungsspiel können Sie das jederzeit umsetzen. Wenn wir Sie bei der Vorbereitung, Ereignisplanung, Anleitung, Moderation und KPI-Erfassung unterstützen dürfen, kommen Sie gerne auf uns zu.