Ihre Fachkräfte sollen entscheiden – nicht Anlagen umbenennen
Anträge sichten, E-Mails zuordnen, Angaben aus Dokumenten übertragen, fehlende Unterlagen erkennen, Textentwürfe vorbereiten: In vielen Behörden frisst die Arbeit rund um eine Entscheidung mehr Zeit als die Entscheidung selbst. Genau dort gehört KI zuerst hin.
Als Behördenleitung müssen Sie dafür weder die ganze Verwaltung neu erfinden noch ein behördenweites Sprachmodell beschaffen. Ein Chatfenster ist schließlich noch kein Verwaltungsprozess. Wir suchen mit Ihnen einen häufigen, klar abgegrenzten Vorgang, bei dem weniger Handarbeit unmittelbar mehr verfügbare Fachzeit, kürzere Liegezeiten oder verlässlichere Auskünfte bedeutet.
KI für Behörden beginnt vor der Beschaffung
Wer zuerst ein Produkt einkauft, schreibt dessen Möglichkeiten ungewollt zum Problem passend. Das führt zu beeindruckenden Vorführungen und erstaunlich wenigen erledigten Akten.
Sie bringen Vorgangszahlen, typische Fälle, Ausnahmen und die zuständigen Rollen mit. Wir verfolgen den Ablauf vom Eingang bis zum Bescheid, zur Auskunft oder zur Weitergabe. Gemeinsam trennen wir feste Regeln von Aufgaben, bei denen KI wirklich hilft: Inhalte einordnen, Dokumente auslesen, Wissen auffinden oder einen prüfbaren Entwurf erstellen.
Danach steht fest, was automatisiert werden darf, wann ein Mensch übernimmt und welche Handlung immer bei Ihrer Behörde bleibt. Erst daraus entstehen sinnvolle Anforderungen an Software, Betrieb und Vergabe. Der offizielle KOINNO-Leitfaden zeigt, wie eine strukturierte Markterkundung die öffentliche Beschaffung vorbereitet. Nutzen Sie sie, bevor ein Leistungsverzeichnis aus Vermutungen Beton macht.
Nicht jede Verwaltungs-KI ist ein Hochrisiko-System
Die KI-Verordnung stuft nicht pauschal jede Verwaltungs-KI als Hochrisiko ein. Entscheidend sind die vorgesehene Funktion, der Zweck und die konkrete Verwendung. Die aktuelle Erläuterung der Europäischen Kommission nennt dafür eine begrenzte Zahl besonders sensibler Einsatzgebiete – nicht die Kategorie „Behörde“ an sich.
Eine interne Suchhilfe für freigegebene Unterlagen ist nicht dasselbe wie ein System, das Ansprüche auf wesentliche öffentliche Leistungen bewertet. Menschliche Kontrolle bleibt wichtig; sie ändert aber nicht automatisch den vorgesehenen Zweck des Systems. Bei bestimmten Hochrisiko-Einsätzen müssen öffentlich-rechtliche Stellen vor dem ersten Einsatz außerdem die Auswirkungen auf Grundrechte bewerten.
Wir klären diese Einordnung am konkreten Vorgang, bevor Architektur und Ausschreibung festgezurrt werden. Das schützt Sie vor zwei teuren Fehlern: sorglosem Einsatz an der falschen Stelle und einem pauschalen Verbot an der richtigen.
KI für Behörden braucht Datenschutz, Sicherheit und Barrierefreiheit ab dem ersten Entwurf
Welche Daten verlassen Ihr Netz? Was wird protokolliert? Wer sieht Eingaben und Ausgaben? Wie wechseln Sie Anbieter oder Modell? Die BfDI-Handreichung für öffentliche Stellen des Bundes setzt Datenschutz an den Anfang des KI-Vorhabens. Der BSI-Kriterienkatalog für extern bereitgestellte generative KI-Modelle liefert dazu konkrete, derzeit unverbindliche Sicherheitskriterien über den gesamten Lebenszyklus.
Bei bürgernahen oder internen digitalen Anwendungen prüfen wir Barrierefreiheit ebenfalls im Zielprozess. Für öffentliche Stellen des Bundes umfasst die BITV 2.0 nicht nur Websites und Apps, sondern auch elektronisch unterstützte Verwaltungsabläufe. Ein technisch guter Pilot, den Beschäftigte oder Bürger nicht zuverlässig bedienen können, ist keiner.
Nach sechs Wochen wissen Sie, ob der Vorgang trägt
Falls mehrere Kandidaten konkurrieren, priorisieren wir sie in einer zweiwöchigen Standortbestimmung für 4.800 € netto nach Entlastung, Datenlage, Risiko und Umsetzbarkeit. Der anschließende sechswöchige Pilot kostet 14.900 € netto. Vorher klären wir, welche realen Fälle für den Test verwendet werden dürfen. Dann messen wir Durchlaufzeit, manuelle Eingriffe, Fehler und sauber übergebene Ausnahmen.
Sie sehen danach nicht nur eine Demo, sondern einen vollständigen Vorgang und seine Grenzen. Funktioniert vorhandene Standardsoftware wirtschaftlicher, empfehlen wir sie. Braucht es Integration oder einen eigenen Baustein, kennen Sie Umfang, Betriebsverantwortung und Folgekosten vor dem nächsten Budgetbeschluss.
Bringen Sie zum Erstgespräch einen Vorgang mit, der sichtbar Arbeit stapelt. Wir sagen Ihnen offen, ob KI dort hilft, welche Vorprüfung nötig ist und wie klein der erste belastbare Test sein kann. So modernisieren Sie nicht „die Behörde“. Sie lösen ein echtes Problem – und gewinnen eine Blaupause für Beschaffung und Betrieb im nächsten Fachbereich.
